Moni ruokapalvelutuottaja haluaisi hyödyntää enemmän paikallisia lähi-, pien- ja luomutuottajien tuotteita. Mutta miten saada oman pitäjän tai maakunnan tuotteita tarjolle esimerkiksi kouluihin ja päiväkoteihin, kun volyymitarpeet ovat suuria, kilpailutusrajat ylittyvät eikä lähialueen tuotteita välttämättä löydy tukkujen listoilta?
Isot julkiset tilaajat tarjoavat pien- ja lähituottajille mahdollisuuden oman liiketoiminnan kasvattamiseen ja jatkuvuutta tilauksiin. Toisaalta julkisiin kilpailutuksiin liittyy tuottajan näkökulmasta monia haasteita. Kilpailutukset nähdään byrokraattisina ja työläinä. Tuotannon volyymi ja laatu pitäisi saada vastaamaan ison asiakkaan tarpeita. Isoilla volyymeilla on vaikutus myös hintoihin, eikä julkinen hankinta aina näyttäydy pientuottajan silmissä houkuttelevalta.
Edellä mainittuja haasteita taklaa dynaaminen hankintamenettely, joka on kehitetty kilpailutusprosessin keventämiseksi erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten näkökulmasta. Eroja perinteiseen hankintamenettelyyn on useita. Yritys voi milloin tahansa dynaamisen hankinnan voimassaoloaikana ilmoittautua mukaan tarjoajaksi. Tarjoajaksi hyväksynnän jälkeen tuotteiden tarjoaminen useammalle tilaajalle käy ilman erillisten hankintadokumenttien lähettämistä. Vain hintatietoja päivitetään ja ilmoitetaan kiinnostuksesta tarjota tuotteita minikilpailutuksiin. Jokaiseen minikilpailutukseen tai tilaukseen ei ole pakko pystyä tarjoamaan. Sen sijaan tilaaja varmistaa aina toimittajan halukkuuden tarjota tuotteitaan kyseisen minikilpailutuksen. Näin esimerkiksi vain tiettynä aikana saatavilla olevia satokauden tuotteita vaikkapa oman kunnan alueelta on mahdollista saada käyttöön ruokapalveluille.
Dynaamisessa hankinnassa tuotteet eivät kulje tukun kautta, vaan toimittaja toimittaa ne suoraan asiakkaalle. Tämä tuottaa toimittajille lisätyötä logistiikan järjestämiseksi, mutta mahdollistaa parhaimmillaan tuottajalle paremman katteen ja tilaajalle edullisemman hinnan, varsinkin jos toimituspisteet sijaitsevat lähellä tuottajaa.
Olemme kuluneen vuoden aikana tutustuneet dynaamisen hankintamenettelyn saloihin, kun useat julkiset tilaajaorganisaatiot ovat valmistelleet järjestelmän käyttöönottoa erityisesti lähi- ja luomuruoan tarjonnan lisäämiseksi maa- ja metsätalousministeriön rahoittamassa ja Motivan koordinoimassa vertaisoppimisen hankkeessa. Yhdessä tilaajaorganisaatioiden kanssa olemme kuitenkin huomanneet, että pien- ja lähituottajat tarvitsevat yllättävän paljon aktivointia, jotta heidät saadaan innostettua tarjoamaan tuotteitaan julkiselle sektorille.
Onnistuminen lähiruoan ja luomun lisäämisessä dynaamisen hankinnan kautta vaatii hankkijoilta paljon aktiivisuutta ja jalkautumista alueen tilaisuuksiin, joissa tuottajia tapaa. Loistavan työkalun vuoropuhelun lisäämiseen tarjoaa myös Etsi luomua -palvelu, jonka kautta tilaajat voivat löytää paikallisia luomutuottajia.
Pientuottajien suuntaan tarvitaan myös julkista hankintaa koskevien ennakkoluulojen murtamista ja joskus myös kädestä pitäen tapahtuvaa neuvontaa julkisen hankinnan edellyttämien lomakkeiden täyttämisessä. Tilaajat ovat tulleet vastaan myös esimerkiksi laadullisissa vaatimuksissa. Ne halutaan pitää minimissään, jotta mahdollisimman moni lähi- ja pientuottaja pystyisi tarjoamaan tuotteitaan.
Viestimme luomu- lähi- ja pientuottajille on, että läheltäsi saattaa löytyä julkinen hankkija, joka haluaa kaikin keinoin löytää ratkaisuja tuotteidesi saamiseksi tarjolle alueen ruokapalveluihin. Siksi heitä kannattaa rohkeasti lähestyä. Myös julkisia hankintayksiköitä haluamme kannustaa tutustumaan aktiivisesti alueen tuottajiin. Luomun ja lähituotteiden hankintaan julkisella sektorilla löytyy monta reittiä, mutta jos dynaaminen hankinta kiinnostaa, niin vinkkejä järjestelmän käyttöönoton valmistelemiseen saa 5.6.2024 julkaistavasta Motivan dynaamisen elintarvikehankinnan oppaasta.
Dynaamisen elintarvikehankinnan oppaan julkaisuwebinaari 5.6. klo 9-10.
Ilmoittautumiset ja lisätiedot pian Motivan tapahtumakalenterista >>
Kirjoittaja
Suvi Salmela, asiantuntija, Motiva Oy
Kestävät julkiset hankinnat, kiertotalous
